Автоматизация управленческого учета и бюджетирования
Алексей Федосеев,
директор по информационным проектам "Инталев",
www.intalev.ru
Яна Рочкус,
консультант по внедрению программных продуктов "Инталев", www.intalev.ru
Перед
вами первая статья из цикла, посвященного автоматизации управленческого
учета и бюджетирования. В настоящее время, эти темы становятся все более
популярными среди новых российских управленцев. Мы же считаем их ключевыми
для выхода на уровень нового, регулярного и эффективного ведения бизнеса.
Мы намеренно объединяем понятия управленческого учета и бюджетирования,
так как уверены, что только решение "в связке" задачи чистого
учета и планирования может позволить добиться положительного результата.
Этот вывод базируется на классическом представлении управленческого цикла
и возможностях автоматизации.
Поиск причины
Традиционно, сначала задайте себе вопрос - для чего Вы
собираетесь автоматизировать систему управления? Все ответы на этот вопрос
можно разделить на три типа:
- Большой объем разнообразных операций. Без автоматизированной системы
затраты на обработку такого количества информации неимоверно велики,
а сроки обработки данных не удовлетворяют менеджеров. Практически невозможно
получить необходимую информацию нужного качества в нужном объеме, а
главное в требуемые сроки для принятия управленческого решения.
- Хочу знать, сколько реально зарабатывает и тратит предприятие. Хочу
видеть, какие области наиболее затратные и куда уходят средства компании.
При этом ставится задача автоматизации отдельных, наиболее важных функций.
- Ну, так сейчас поступают многие, мне порекомендовали друзья, слышал,
что есть у конкурентов или посоветовали аудиторы.
На практике, любой из вариантов ответа можно отнести
к одному из этих типов. Ответы различаются по степени готовности предприятий
к решению задачи и требуют принципиально разных подходов к подбору программных
средств. В зависимости от ответа, который Вы честно себе дадите, будет
зависеть план внедрения и функциональные требования к ПО.
Игрушка для босса
Если Ваш ответ близок по смыслу к третьему варианту,
Вам нужна система первоначальной "пробы пера". Соответственно,
и план внедрения должен быть направлен на решение именно этой задачи.
Чаще всего такие системы становятся инструментом для одного - двух сотрудников
компании, которые сами находят и вводят фактические данные, составляют
планы (часть функциональных или операционных бюджетов), проводят анализ
данных. Если систему купили для руководителя, то, скорее всего, через
1-3 месяца "забав" он забросит это ПО, так как практической
пользы в управлении компанией от него будет крайне мало. Если программное
обеспечение купили для подчиненных, влияние результатов их работы с такими
системами на принятие решения будет еще меньше, чем в первом примере.
В любом случае, прямое влияние на эффективность работы предприятия будет
минимальным. Единственное, что может быть полезным - это получение базового
представления об автоматизированных системах руководителем и сотрудниками
и принятие уже осознанного решения о необходимости внедрения комплексной
информационной системы на предприятии. Разумно, чтобы итоговая стоимость
такого решения-игрушки соответствовала результату использования.
Чтобы решить задачу
При втором варианте ответа, руководитель ставит перед
системой конкретную задачу. Например, необходимо знать, сколько в данный
момент товара на складе, какова сумма дебиторской задолженности, сколько
произведено продукции или сколько потрачено средств. Самое интересное
в таких ситуациях, что примерно в половине случаев программа, рассматриваемая
как решение этих задач, таковой не является. Часто решение лежит вне возможностей
внедренцев и ПО, а зависит от внутренних показателей: уровня квалификации
персонала, наличия регламентов функционирования системы управления, достаточности
финансовых и материальных ресурсов, наконец, уровня подготовки и исполнения
решений.
Как вы понимаете, в таком случае возможно два варианта
развития событий: или от использования приобретенного ПО отказываются
(оно не решает поставленных задач), или постепенно роль и функции ПО трансформируются
и оно занимает какое-то локальное место в системе управления, тоже малозначимое.
Если же на практике программа помогает решить поставленные задачи, то
оно успешно вписывается в общую информационную инфраструктуру предприятия
и занимает в ней место адекватное значимости решаемых задач. Соответственно,
чтобы заранее просчитать эффективность приобретаемого программного продукта,
нужно внимательно оценить степень соответствия функционала ПО стоящим
задачам и разработать план внедрения, направленный на формализацию и автоматизацию
этих задач.
Естественно, что и в этом случае стоимость решения должна
быть сопоставима с результатами от решения поставленных задач. Условно
говоря, если в результате внедрения системы управления товарными запасами,
"стоки" снизятся на 10% и, соответственно, сократятся затраты
на обслуживание кредитов под оборотные средства, то можно определить и
допустимую стоимость решения этой задачи. Кстати, сразу же возникает вопрос
об окупаемости внедренной автоматизированной системы. Исходя из опыта
работы российских компаний и скорости развития информационных технологий,
норма окупаемости таких систем должна быть 3-9 месяцев.
Чтобы решать текущие и будущие задачи
Остается самый серьезный случай, требующий решения для
автоматизации всей системы управленческого учета и бюджетирования. Тогда
и план внедрения, и функционал системы должны позволить решить все стоящие
задачи и, что более важно, задачи, которые могут возникнуть в течение
эксплуатации внедрения ПО. Такие системы выбираются не только и не столько
для решения конкретных задач, сколько для полноценной информационной поддержки
всего управленческого цикла и построения эффективной системы управления
предприятием, как конкурентного преимущества.
Окупаемость таких систем обычно происходит за 9-27 месяцев
эксплуатации при грамотном внедрении и добросовестной эксплуатации.
Рисунок 1. Позиционирование системы в зависимости от стоящей
задачи и возможностей ПО
По нашей оценке, в настоящее время в России предприятия,
которым нужна та или иная система, соотносятся соответственно описанным
вариантам как 45:45:10.
В то же время, наблюдается тенденция перемещения пользователей
из первой группы во вторую, а из второй в третью. При этом скорость первого
перехода значительно выше скорости второго.
Как выбрать нужное ПО?
Разумно предположить, что для обучения и получения первого
опыта оптимальны простые, базовые версии ПО, имеющие уже готовую настройку
для ведения управленческого учета в части хозяйственных операций, но обладающие
возможностью конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек.
Это необходимо для первоначального запуска и приобретения навыков работы
с автоматизированной системой, а также развития навыков и получения первого
опыта настройки ПО для решения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного
программного продукта будет существовать более сложная версия, предназначенная
уже для решения реальных задач. В будущем, после освоения базового функционала,
можно будет усовершенствовать свою программу, т.е. сделать "upgrade".
Для систем среднего класса (по степени комплексности
решения задач) самым важным является их подготовленность к решению поставленных
задач. С учетом того, что ПО должно бороться именно с проблемами и причинами
их возникновения, а следствиями, функциональность программы должна предполагать
усложнение и увеличение количества решаемых задач в пределах определенной
зональной области. Например, если сейчас стоит задача ведения бюджета
выплат, то в будущем надо предполагать ведение бюджета движения денежных
средств и управления платежеспособностью в целом.
Системы для решения комплекса задач по информационной
поддержке цикла управления, должны быть на 20-50% избыточнее по функционалу,
чем требуется в момент внедрения, надежны как в эксплуатации, так и с
точки зрения поставщика и внедренца. Такие системы должны позволять вести
весь список хозяйственных операций в компании, включая внутрихолдинговые,
составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной
деятельности. Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для
российских холдингов характерно частое возникновение новых бизнесов и
изменения правил управленческого учета с тенденцией к их усложнению. Здесь
очень важное свойство - это ведение всего спектра хозяйственных операций
с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную
и актуальную информацию по текущему состоянию предприятия может представить
только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен на основании управленческой
информации.
Соответственно, система без составления всех управленческих
форм отчетности с выходом на управленческий баланс, не может, по определению,
считаться оптимальной для комплексной автоматизации управленческого учета.
В следующей статье мы продолжим эту тему и рассмотрим
принципы построения и доминирования автоматизированных систем для внедрения
управленческого учета и бюджетирования.
Консультационно-внедренческая фирма "Инталев"
основана в 1996 году. Основными направлениями деятельности являются: управленческий
консалтинг, автоматизация управления предприятием, разработка и поставка
типовых программных продуктов, бизнес-обучение. Сайт компании - www.intalev.ru
|