Б.М. Гонгало, Т.И. Зайцева, П.В. Крашенинников, Е.Ю. Юшкова, В.В. Ярков
Настольная книга нотариуса
Учебно-методическое пособие. 2-е изд., испр. и доп. - М.: Изд-во «Волтерс Клувер», 2004.

Глава 5. Правила нотариального делопроизводства и совершения удостоверительных надписей нотариусом

§1. Общие правила нотариального делопроизводства

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

К сожалению, на сегодняшний день порядок ведения делопроизводства является одним из самых не урегулированных законодательством вопросов нотариальной практики.

В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Однако до настоящего времени правила ведения делопроизводства не разработаны. Единственным документом, формально не отмененным, хотя и существенно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР 19 августа 1976 г. N 32. Вместе с тем единый порядок ведения делопроизводства необходим. Особенно важное значение это имеет при передаче дел от одного нотариуса к другому в связи со сложением полномочий. Рядом региональных нотариальных палат разработаны собственные инструкции (положения, правила и т.п.) по делопроизводству, применяемые нотариусами в пределах области, причем некоторые из них подготовлены на высоком профессиональном уровне, однако юридическая сила таких местных правил весьма условна.

В целях единства практики ведения делопроизводства всеми нотариусами и за неимением иного нормативного материала целесообразно, очевидно, придерживаться хотя бы основных правил, установленных вышеназванной Инструкцией и приложением N 1 к ней, естественно, с учетом изменившихся требований гражданского и семейного законодательства.

При оформлении нотариальных действий нотариусам надлежит руководствоваться Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах», приложение к которому содержит формы нотариальных актов.

Нотариальное делопроизводство ведется на русском языке либо на языке, предусмотренном законодательством республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных бумаг должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Делопроизводство нотариуса включает:

- ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

- организационно-распорядительную документацию;

- работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

- составление номенклатур;

- ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. Контроль за исполнением правил ведения делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют органы юстиции совместно с региональными нотариальными палатами.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книги и журналы (приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству):

а) журнал входящей корреспонденции (форма N 1);

б) журнал исходящей корреспонденции (форма N 2);

в) разносная книга для местной корреспонденции (форма N 3);

г) книга жалоб и предложений (форма N 4).

Указанные книги и журналы, а также все иные книги и журналы должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы и скреплены печатью органа юстиции (для государственных нотариальных контор) либо нотариальной палаты (для нотариусов, занимающихся частной практикой).