|
Б.М. Гонгало, Т.И. Зайцева, П.В. Крашенинников, Е.Ю. Юшкова, В.В. Ярков
Настольная книга нотариуса
Учебно-методическое пособие. 2-е изд., испр. и доп. - М.: Изд-во «Волтерс Клувер», 2004.
Глава 5. Правила нотариального делопроизводства и совершения удостоверительных надписей нотариусом
§2. Подготовка служебных документов
При составлении нотариальных свидетельств и
удостоверительных надписей, ведении реестров для регистрации нотариальных
действий а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, в
настоящее время возможно придерживаться Указаний по заполнению форм реестров
для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и
удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденных
Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. (приложение 2), опять-таки с учетом имеющихся изменений в действующем гражданском и семейном законодательстве. В
документах организационно-распорядительного характера следует указывать фамилию,
имя, отчество нотариуса, название нотариального округа, в котором нотариусом
осуществляется нотариальная деятельность, и почтовый адрес (как правило, воспроизводится
в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При
составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования
Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об
адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их
прохождении и исполнении.
Наименование вида документа должно быть указано на каждом
документе (за исключением письма).
Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм) независимо от его назначения.
Заголовок формулируется составителем, он должен быть
предельно кратким и точно отражать содержание документа. Заголовок не
проставляется на извещениях и телефонограммах.
При написании адреса на документе необходимо соблюдать
следующие правила:
- документ адресуется учреждению, его структурному
подразделению или конкретному должностному лицу;
- наименование учреждения и его структурного
подразделения указывается в именительном падеже;
- при направлении документа должностному лицу
указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и
фамилия адресата - в дательном;
- почтовый адрес корреспондента указывается полностью
после названия учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда
документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем
фамилия и инициалы получателя.
Перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс
предприятия связи места назначения.
Дата на документе проставляется путем написания числа и года
цифрами, а месяца - прописью или тремя парами арабских цифр. Если документ
составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны
документа.
В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего
документ, личная подпись и ее расшифровка, например «Нотариус (подпись) Н.А.
Сергеев».
При подписании документов, составленных комиссией, указываются
не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе
комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).
Приложения к документу перечисляются после текста документа
с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в
приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.
При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и
дату документа-запроса.
|
