Тема 1. Классификация информационных технологий в работе фирмы и понятие “электронного офиса”.

Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.). Наиболее важным для нас в этом пространном определении является то, что информация должна уменьшать имеющуюся неопределенность. В процессе деятельности любой организации всегда возникает потребность в использовании информации для:

- поддержки бизнес процессов;

- поддержки принятия управленческих решений на всех ее уровнях;

- создания и поддержки стратегического преимущества по отношению к конкурентам.

Для удовлетворения этих потребностей на предприятиях стихийно или в результате тщательного анализа и планирования появляются источники и потребители соответствующей информации, сама информация на каких-либо носителях, технические средства работы с ней, правила и процедуры работы с информацией и люди, использующие все вышеперечисленное для достижения целей предприятия. Все это вместе образует информационную систему предприятия.

При рассмотрении информационной системы ни в коем случае нельзя ограничиваться только внутренней информацией. Внешние источники и потребители информации играют огромную (если не главную) роль в деятельности любой организации.

Информационные системы, включающие все вышеперечисленные элементы, существовали всегда. Не всегда они воспринимались как единое целое, поскольку практически никогда ранее не возникало столь острой необходимости в их комплексном изучении и управлении ими.

Немногим более 30 лет назад впервые появилось понятие компьютеризированных информационных систем. До этого основными инструментами обработки информации являлись перо, бумага, механические или электронные вычислительные инструменты. Использование компьютерных технологий в комплексе с другими современными средствами вывело процессы сбора, обработки, хранения и представления информации на новые, ранее не досягаемые рубежи. Но, вместе с тем, никакие технологии не в силах улучшить дела на предприятии, если их применение не увязано с соответствующими изменениями остальных составляющих его информационной системы.

В сложившейся ситуации на первый план выходит умение менеджеров управлять процессами планирования, создания и эксплуатации информационных систем организации в соответствии с ее стратегией. Для этого, во-первых, им необходимо относиться к информации скорее как к “материальным” активам, чем как-то иначе. Во-вторых, им не следует питать иллюзии, что информационные технологии, внедренные в рамках сложившейся информационной культуры и поведения, сами собой разрешат проблемы организации. Компьютеры и электронные сети коммуникаций - это лишь инструменты, помогающие работать с информацией. И чем мощнее (и дороже) эти инструменты, тем больше нужно думать о том, как работники компании их используют. В-третьих, работники, занятые сбором, обработкой и использованием информации, легче распознают дисфункциональность информационного поведения менеджеров, не согласующегося с заявленными целями компании или ее установками и стилем. В-четвертых, организации, которые сумеют первыми в отрасли увязать свою информационную систему с рыночными и производственными стратегиями, обретут определенное конкурентное преимущество.

Информационная система в таком контексте должна рассматриваться как среда, обеспечивающая целенаправленную деятельность предприятия. То есть она представляет собой совокупность компонентов (информация, процедуры, персонал, аппаратное и программное обеспечение) объединенных регулируемыми взаимоотношениями для формирования организации как единого целого и обеспечения ее целенаправленной деятельности. И как следствие этого определения, эффективность информационной системы может быть оценена только в терминах ее вклада в достижение организацией ее стратегических целей.

До 80-х усилия организаций были направлены, в основном, на применение имеющихся технологий для решения отдельных проблем предприятия. В то время наблюдался пик внедрения автоматизированных систем. в середине 80-х появились новые методики формулирования целей предприятий и определения их информационных потребностей. в соответствии с этими новыми подходами в конце 80-х наметился сдвиг в отношении к информационным системам. Если ранее они воспринимались как средство автоматизации вспомогательной деятельности предприятия, то теперь информационные системы стали средством получения конкурентного преимущества.

Эти два подхода продолжают сосуществовать и определяют современный подход к корпоративным информационным системам как к среде, обеспечивающей целенаправленную деятельность предприятия.

Задачей информационных систем предприятия является создание условий для наилучшего выполнения вышеперечисленных ролей информации.

Управление информационными системами - применение методов управления процессами планирования, анализа, дизайна, создания и эксплуатации информационной системой организации в соответствии с ее стратегическими целями. Существуют два мнения об определении понятия “офис”.

Первое, так называемый “широкий подход”, определяет офис как организацию, на входе и выходе которой - бумаги в отличие от материальных изделий, сырья, полуфабрикатов, инструментов, комплектующих и, может быть, в отличие даже от бумаг, таких как научно-исследовательский отчет, проектно-инженерная документация и т.п.

А другое существующее мнение - так называемый “узкий подход” - заключается в следующем: офис - это организация типа канцелярии, функция которой получать и выпускать документы, а также отслеживать их движение. Часто это мнение сочетается с достаточно широким толкованием понятия “документ” - любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес - процесса.

Можно выделить два основных типа задач, решаемых в каждом офисе:

· работа с документами;

· управление работами.

Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединенных понятием делопроизводства. Это:

· создание документов;

· рассылка документов;

· хранение документов;

· обеспечение санкционированного доступа к документам;

· поиск нужных документов и их фрагментов.

Если говорить о современных компьютерных технологиях в офисе, то обычно выделяют средства, которые при этом используются из двух непересекающихся групп.

Первая группа - это поддержка рутинных работ с документами, т.е. обычных для большинства офисов, - система управления электронным документооборотом.

Вторую группу средств, которую используют в офисе, составляют средства поддержки принятия решений. Они специфические, зависят от той отрасли или проблемы, которые решаются в данном офисе, в данной фирме, и включают методические и программные средства. Таким образом, основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги и не траекторию их перемещения, а решения, которые имеют ценность и для работника, и для клиента офиса, будем рассматривать офис как полноценное предприятие по переработке информации.

Рис. 1. Классификация компьютерных технологий

по видам обрабатываемой информации

Классификация компьютерных технологий по типу пользовательского интерфейса (как взаимодействует пользователь технологии с компьютером) - пакетные, диалоговые, сетевые. В первом случае пользователь получает только результаты работы технологии, в остальных он взаимодействует с ней на индивидуальном компьютере или компьютере, подключенном к сети ЭВМ.

Современные технические средства обеспечения управления информационными ресурсами по своему составу и функциональным возможностям весьма разнообразны (см. рис.2)

Компьютерная техника предназначена в основном для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и являются базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.

Коммуникационная техника предназначена в основном для реализации технологий передачи информации и предполагает как автономное функционирование, так и в комплексе со средствами компьютерной техники.

Организационная техника предназначена для реализации технологий хранения, представления и использования информации, а также для выполнения различных вспомогательных операций в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности.

Рис. 2. Технические средства управления информационными ресурсами

Рис. 3. Средства вычислительной техники

Данная классификация средств вычислительной техники достаточно условна, поскольку интенсивное развитие технологий производства электронных компонентов и значительный прогресс в совершенствовании архитектуры компьютеров и наиболее важных составляющих их элементов приводят к размыванию границ между указанными классами средств вычислительной техники.

Рис. 4. Средства коммуникационной техники

Рис. 5. Средства организационной техники

Это может быть интересно (избранные параграфы):
- Автоматизация учрежденческой деятельности
- Автоматизация учрежденческой деятельности
- Автоматизация учрежденческой деятельности
- Использование сетей Internet в решении задач менеджмента.