Тема 2. Автоматизация учрежденческой деятельности

В настоящее время с развитием информационных технологий появились методы и средства, которые обеспечивают интегрированные решения по автоматизации офиса. Они позволяют автоматизировать ручные операции, поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещения документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности.

Современная организация представляет собой совокупность подразделений, филиалов, отделов, офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. При этом нужно отметить, что те документы, которые перемещаются между подразделениями, имеют самую различную форму: это письма, заключения, которые фиксируют решения, принятые должностным лицом; это договоры всякого рода, контракты, соглашения, дополнительные соглашения, распорядительные и отчетные документы, счета на оплату, запросы на оказание услуг, заказы на покупки и т.д. Общим для этих документов является то, что у них нет жесткой, например, табличной электронной формы, и поэтому все они называются неструктурированной информацией. Именно обработке такой информации, в основном, и посвящаются проблемы автоматизации офиса.

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются: ввод информации в систему и запись ее в электронный архив, хранение, навигация, поиск и фильтрация документов; коллективная работа с документами; и, наконец, вывод информации в систему.

Рассмотрим эти фазы поочередно. Итак, первая.

Ввод информации в систему. Одним из самых распространенных способов ввода информации в систему на современном этапе является чтение бумажных документов с помощью сканера и запись этих текстов в графическом виде для создания электронной копии документов в памяти компьютера. Выполняют такую работу так называемые системы распознавания текстов при необходимости после сканирования и ввода документа в систему, его графический образ переводится в текст, а затем следует исправление ошибок распознавания.

Наряду с текстом легко распознается и воспроизводится таблица, а образы графических частей текста воспроизводятся без преобразования, можно выполнить только масштабирование (уменьшение или увеличение) этих графических объектов. Для организации потокового ввода документов в электронный архив используют специальные программы распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей, которые называются обычно атрибутами. Это позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления, если это действительно нужно.

Информация может поступать в офис и путем импорта уже готовых файлов с магнитных носителей или по телекоммуникационным линиям связи: факсом, сообщением электронной почты и т.д.

Следующая фаза: хранение и поиск информации. Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации и навигации (перемещение внутри архива), поиска и фильтрации (отбора нужных документов).

Самый простой способ хранения документов - это файловые системы, которые поддерживаются операционными системами компьютеров. При этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов.

В современных операционных системах Windows’95, 98, 2000 есть возможность задания длинных имен, каталогов и файлов в качестве названия папок и документов для удобства пользователя, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по некоторым их параметрам, таким, как: время создания, длина и т.д.

Другим способом систем хранения документов является электронная почта, когда документы хранятся в почтовых ящиках в виде сообщений с присоединенными к ним файлами с указанием на файлы, которые являются дополнением к этому сообщению. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако и в файловых системах и в системах почтовых ящиков поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по наименованию или по атрибутам, а также по тексту такого сообщения.

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов.

База документов может хранить как однотипную, так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы позволяют выполнить внутреннюю структуризацию на основе библиотечных формуляров путем выделения и добавления некоторых полей, характеристик документа. А навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категории документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, а файлы произвольного вида допускается присоединить к текстовым документам.

Основная проблема, которая встает на следующем шаге перед пользователем - это быстрое получение необходимой информации, то есть операция поиска. Проблема поиска информации вообще является одной из наиболее сложных, особенно в больших наборах документов.

Рассмотрим самые распространенные способы поиска с точки зрения возможности их автоматизированной подготовки. Редко случается, когда документы приходят в несколько заранее неустановленных и неизвестных форматах и появляется возможность создать тогда средства поиска документов по их атрибутам. В общем случае автоматически удается отслеживать лишь минимальный набор атрибутов, как время поступления документа, источник, размер этого документа, возможно наименование и автор.

Системы автоматизированной сортировки документов пока еще редко встречаются и довольно дороги, поэтому самый простой выход из такой ситуации - это нанять экспертов по конкретной тематике для сортировки документов по рубрикам.

Контекстный поиск - это единственный полностью автоматизированный вид поиска, но на больших объемах информации получение пользователем нужной информации сопряжено со значительными трудностями.

Итак, современные системы автоматизации документооборота предлагают в основном следующие четыре вида поиска:

· поиск по атрибутам (наименование документа, автор или другой источник, номер дела, библиографический или иной индекс и т.п.):

· гипертекстовые ссылки (технология Интернет);

· тематические рубрикаторы (классификация, принятая в библиотечном деле);

· контекстный поиск (поиск по ключевым словам, по фразам или их фрагментам).

Это может быть интересно (избранные параграфы):
- Использование сетей Internet в решении задач менеджмента.
- Классификация информационных технологий в работе фирмы и понятие “электронного офиса”.
- Экономико-математические методы и модели в работе менеджера.
- Использование сетей Internet в решении задач менеджмента.