Тема 3. Программные средства автоматизации офиса.

3.1. Классификации информационных систем

В зависимости от роли информации, информационные системы могут быть разделены на два основных класса: Производственные ИС и Управленческие ИС.

К третьему классу - Стратегическим ИС могут быть отнесены как Производственные, так и Управленленческие ИС в зависимости от того, обеспечивают ли они компании стратегическое преимущество по отношению к конкурентам.

3.1.1. Производственные Информационные Системы

Информационные системы всегда были необходимы для обработки данных, получаемых и используемых в процессе производства. Такие информационные системы производят несколько видов информации для внутреннего и внешнего использования. Однако, они не выделяют из массива данных информацию, которая может быть наиболее полезна менеджерам. Обычно требуется дальнейшая ее обработка информационными системами управления. Роль производственных информационных систем заключается в эффективной обработке оперативной информации о процессах, управлении производственными процессами, поддержании связи между офисом и производством, актуализации общих баз данных.

3.1.1.1. Системы Обработки Транзакций

Производственные информационные системы включают в себя категорию систем обработки транзакций (transaction processing systems - TPS). Системы обработки транзакций осуществляют регистрацию данных о процессе. Типичные примеры - информационные системы, которые регистрируют продажи, закупки, и изменения состояния. Результаты такой регистрации используются для обновления баз данных о клиетах, инвентаре и других организационных баз данных. Системы обработки транзакций также производят информацию для внутреннего или внешнего использования. Например, они подготавливают заявки клиентов, платежные ведомости, товарные чеки, налоговые и финансовые отчеты. Системы обработки транзакций обрабатывают данные двумя основными путями. При пакетной обработке данные об операциях накапливаются в течение некоторого периода времени и периодически обрабатываются. В реальном масштабе времени (или интерактивно) данные обрабатываются немедленно после того, как операция происходит. Например, пункт регистрации продаж (point of sail - POS ), применяемый при розничных продажах, может использовать электронные терминалы, фиксирующие и передающие коммерческие данные на региональные компьютерные центры в реальном масштабе времени или пакетами.

3.1.2. Системы Управления Процессом

Системы управления процессом принимают простейшие решения, необходимые для управления процессами производства. К ним относится категория информационных систем, названных системами управления процессом (process control systems - PCS), которые автоматически принимают решения, регулирующие физический процесс производства. Например, нефтеперерабатывающие заводы и автоматизированные линии сборки используют такие системы. Они контролируют физические процессы, обрабатывают данные, собранные датчиками, и производят управление процессом в реальном масштабе времени.

3.1.3. Системы Автоматизации Делопроизводства

Еще одна функция производственных информационных систем - преобразование традиционных ручных методов работы офиса и бумажного документооборота. Системы автоматизации делопроизводства (office automation systems - OAS) cобирают, обрабатывают, хранят и передают информацию в форме электронных документов. Эти автоматизированные системы используют системы обработки текста, передачи данных и другие информационные технологии для повышения эффективности работы офиса. Например, возможно использование текстовых процессоров для обработки корреспонденции, электронной почты для обмена электронными сообщениями, настольные издательские системы для изготовления информационных бюллетеней компании, и возможности телеконференций для проведения электронных встреч.

Это может быть интересно (избранные параграфы):
- Экономико-математические методы и модели в работе менеджера.
- Использование сетей Internet в решении задач менеджмента.
- Автоматизация учрежденческой деятельности
- Классификация информационных технологий в работе фирмы и понятие “электронного офиса”.